Lo que podemos aprender del coronavirus para mejorar el trabajo remoto

Sorpresivamente, de un día para el otro, la pandemia del COVID-19 nos encuentra a muchos haciendo trabajo remoto forzado. Quizás algunos lo hicieron siempre, otros lo hacíamos de vez en cuando, pero para algunos esto es una novedad que requiere adaptación, recursos y nuevos aprendizajes. En las redes sociales circulan infinitos hilos con recomendaciones a nivel individual para enfrentar la nueva rutina (de todos nuestro favorito es este).

La tecnología es nuestra aliada para estas semanas de trabajo remoto masivo. Compilamos y compartimos las mejores herramientas para comunicarse con un equipo distribuido:

Videollamadas sin descargas ni registros

• Nuestra elección para hacer videollamadas, compartir pantalla y chatear es Whereby (antes conocida como appear.in).

👍 Nos encanta porque a diferencia de Skype o Zoom, no hace falta descargar nada, es 100% web ¡compartimos un link y ya están todos!
👎 Lo malo: la versión gratuita sólo admite salas de hasta 4 personas.

Otras herramientas similares que no requieren descargar nada ni hacerse un usuario son:

• Team Video que incluso tiene la funcionalidad para tomar notas tipo agenda / minuta compartida y Talky -y si llegas temprano, incluso te entretienen con un juego mientras esperás a los demás-

• Para una call masiva que dure menos de 35 minutos, una opción gratuita que no requiere log-in es: Tico Chat

Mensajería instantánea multifunción

• Para mensajería instantánea usamos hace años Slack, y nos encanta. Podemos dividir las conversaciones entre grupos de trabajo por temática, por cliente, por evento. También sirve para armar grupos por afinidad y conversar como lo haríamos con nuestros compañeros preferidos en la cocina.
• Jamm se integra a Slack y ayuda a mejorar la experiencia de colaboración para que sea más espontánea, como si todos estuvieran sentados alrededor de un escritorio con una idea. Con herramientas de voz, video, pantalla compartida, pizarra, todo en uno, facilita conversaciones breves de unos pocos minutos, sin tener que agendar reuniones.

• Otra opción similar es Sococo podes visitar a tus compañeros en sus oficinas virtuales, y tener tus propias salas de reuniones compartidas para trabajar tal cual como lo harían en un espacio físico.
• Si querés saber cómo están todos y qué están haciendo, Status Hero centraliza el estado de cada uno para armar automáticamente una imagen completa del equipo. Además transmite eventos importantes y comparte cuando se alcanzaron objetivos, para que todos sepan lo que está sucediendo con sus colegas y compañeros de equipo, como en la oficina!

Brainstorming remoto

Para procesos creativos, muchas veces nada es mejor que un pizarrón en blanco y muchos post-it. ¡Nos encanta! Es algo que extrañamos del trabajo presencial.

• Mural permite hacer exactamente eso y mucho más, brainstormings digitales y colaborativos para equipos remotos. Además por #coronavirus podés probarlo gratis x 90 días.
• Y como contamos en esta nota, nosotros para ejercitar la creatividad con nuestro equipo distribuido, hace bastante implementamos la modalidad de brainstorming a distancia usando docs de Google Drive.

Hablá más fuerte que no te escucho

¿Te pasó de tener una call y alguien está en un lugar muy ruidoso? ¿O quizás el del ruido fuiste vos?

• Krisp permite reducir el ruido de fondo en las llamadas. Lo instalás en la computadora o el móvil y filtra esos ruidos molestos
• ¿Coordinar una llamada se volvió una tarea imposible? Esta herramienta te ayuda a coordinar horarios fácil y rápido con muchas personas sin tener que preguntarle a cada uno por la hora, el huso horario ni la disponibilidad.

Pero lograr que el trabajo remoto sea más eficiente no es algo que podamos resolver sólo con tecnología, por eso también juntamos algunos consejos de expertos para optimizar la parte humana de la ecuación:

De la reunionitis a la videoconferencitis

Trabajar a distancia puede ser el antídoto contra las reuniones presenciales eternas. Pero las videoconferencias pueden escalar rápidamente también.

Más pero más cortas:

Establecer una rutina de llamadas que se repita, a diario o semanalmente, con todo el equipo. Según el equipo será más necesario hacer calls cortas diarias al inicio o al finalizar el día. Para los líderes, es una buena idea que se hagan tiempo para tener una llamada semanal personal con cada miembro del equipo.

Antes de la llamada:

• Planificar es más importante que nunca: Es importante definir un guión adecuado para ser productivos y no perder el tiempo con asuntos técnicos. Esta plantilla de XPLANE de las “5 Ps” (propósito, personas, preparación, proceso y producto), nos puede ayudar a planificar las reuniones de forma efectiva (sean remotas o no). Al trabajar remoto es importante tener los objetivos claros, medibles y cuáles son sus correspondientes indicadores.
• Arrancar antes: Sumar algo de tiempo de preparación: es ideal que todos empiecen a prepararse unos minutos antes del horario de la llamada.

Durante la llamada:

• Todos en video: siempre que sea posible es mejor que todos que enciendan su cámara. Es lo más cercano a una reunión presencial si todos están en la pantalla, la interacción tradicional cara a cara. Recordemos que entre el 50% y el 90% de la comunicación es no verbal.

• Mic en silencio si no hablás: si hay mucho ruido de fondo es mejor silenciar el micrófono cuando no se está hablando. Pero si hay silencio, es buena idea dejar el micrófono abierto para permitir interacciones más espontáneas que enriquecen la llamada.
• Minuta y facilitación: Es ideal que alguien lidere la agenda y las interacciones, y que otra persona documente la reunión. Un buen facilitador también se asegura de que cada participante sea incluido y escuchado. Recuerden que el silencio no siempre implica acuerdo.

Después de la llamada:

• Despedida: finalizar las llamadas con una cara sonriente o dando las gracias ayudan a hacer más ameno el aislamiento, son detalles pequeños que sirven para evitar roces innecesarios.

Definitivamente estas semanas de trabajo remoto masivo traerán muchos desafíos, pero es probable que también -pasada la prueba- cambiemos nuestras rutinas de trabajo para siempre, y tal vez para mejor.

La lección más importante que nos puede dejar esta experiencia de teletrabajo masiva, es que la confianza es fundamental.