Marikondear en el trabajo: el mágico arte de ordenar archivos

“Si un escritorio lleno de cosas es signo de una mente llena de cosas, entonces ¿qué simboliza un escritorio vacío?” A. Einstein

Quizás genios como Einstein podían pensar en sus escritorios desordenados. Pero para trabajar con otros en equipo -en tiempos de trabajo remoto y archivos en la nube- tener un lenguaje y un protocolo común para encontrar lo que necesites en el momento que lo necesites ahorra muchísimo tiempo y trabajo. Es una buena fórmula también para que todos puedan irse de vacaciones tranquilos y los demás encuentren lo que buscan.

La propuesta de ‘marikondear’ nuestras carpetas no es nada nuevo, pero incluso si creemos que ya tenemos un sistema improvisado, con el tiempo algunas cosas se empiezan a desordenar y ¿dónde estaba ese archivo xxx? Según la gurú japonesa del orden, cuando hacemos las cosas bien desde el principio no cuesta nada mantener el orden.

¿Con tu equipo de trabajo tienen un sistema estructurado de organización de archivos?

Para todos pero personalizado

Cada equipo debería encontrar un sistema propio que se adapte a sus características y necesidades, pero seguro hay algunos consejos que ayudan a empezar.

Cuando trabajamos remoto con un equipo interdisciplinario es importante ponerse de acuerdo entre todos. Existen servicios de apps online que prometen ordenar tus archivos digitales por vos, pero lo mejor es elegir y acordar los parámetros que mejor funcionen para cada equipo. Los criterios son varios pero hay ciertas bases según qué queramos ordenar:

• Basados en fechas: es ideal para actividades rutinarias que se repiten mes a mes (redes enero, febrero, marzo etc…).
• Basados en tipo de archivo: sirve bastante para diferenciar por actividad (guión, diseño, animación, música etc…).
• Basados en proyectos: puede ser un buen paraguas para los otros.

En Sociopúblico usamos un mix de estos tres criterios adaptado a nuestro propio orden. Después de probar diferentes cosas y leer bastante, estos son algunas decisiones que nos sirvieron:

Separar las aguas

Los proyectos para terceros se mantienen separados de nuestras actividades internas. Algunas carpetas son accesibles sólo para el equipo que trabaja un tema (por ejemplo, administración), pero están todas dentro de la misma carpeta raíz.

Una jerarquía común

Dentro de los proyectos para terceros, decidimos tener carpetas con el nombre de cada cliente, y dentro de ellas ponemos los proyectos que tengamos con ese cliente. Puede ser solo uno o muchos a la vez. Lo importante es mantener este criterio para que todos encuentren lo que buscan fácilmente. Esta misma lógica se puede aplicar cualquiera sea el tipo de stakeholder con el que trabaja tu equipo: otra áreas de tu organización, usuarios finales, equipos de investigación, etc.

Agua que no has de beber…

Clasificamos los proyectos con terceros en dos categorías “Activo” y “Activo”.

En la carpeta “Activo” están los proyectos sobre los que estamos trabajando día a día en la actualidad. Algunos quizás pueden estar detenidos algunas semanas o incluso meses, pero mientras quede algo por resolver, se mantienen en esta carpeta aunque en un estado latente.

Cuando los proyectos terminan efectivamente, los pasamos a la carpeta “Archivo”. Esto es porque mantenerlos en la misma carpeta a la que accedemos todos los días suma más ruido.

Clientes con los que trabajamos de forma constante tienen una carpeta en “Activos” al mismo tiempo que en “Archivo”, y hay casos de proyectos que se repiten anualmente. Para esos, abrimos una carpeta nueva cada año y luego los pasamos al archivo, agregando el año en el nombre de la carpeta.

Contar para ordenar

Numerar las carpetas ayuda a jerarquizar y ordenar un proyecto grande que tenga muchas partes. Dentro de cada una también puede ser necesario subdividir por tipo de contenido y numerarlos cronológicamente (01.Contenidos, 02.Diseño, 03.Desarrollo, etc.). Esto nos permite también saber qué carpeta quedará arriba cuando ordenemos alfabéticamente. Ciertos archivos que son transversales a todas las piezas los agrupamos siempre en la carpeta raíz del proyecto.

¿Compartir o no compartir? Esa es la cuestión

Si tenemos todo ordenado, trabajamos con una misma nube (nosotros usamos Google Drive) y todas las partes entienden cómo funciona, entonces puede ser muy útil compartir las carpetas con equipos externos: clientes, consultores, proveedores, los que correspondan a tu organización. Es práctico y cómodo, y ahorramos tiempo y megas cuando podemos simplemente avisar que se subió un archivo y/o compartir un link en vez de mandarlo por mail (en especial si son muy pesados). Los mails a veces son difíciles de volver a encontrar. Y si cada uno guarda sus archivos en carpetas locales, los nombres empiezan a variar y nos inundan las versiones del mismo contenido.

Cuando necesitamos trabajar con privacidad, mantenemos archivos duplicados a los que nombramos “interno”, mientras que los archivos compartidos están en una carpeta llamada, no casualmente, “compartido”.

A veces, cuando necesitamos compartir un archivo pero también queremos mantenerlo en nuestra carpeta interna, usamos la función ‘Alias / “Agregar a” en Google Drive, que no duplica el archivo, pero nos permite acceder desde múltiples ubicaciones (funciona con el atajo de teclado: “Shift + Z”).

El único punto débil que encontramos a este sistema es que si quien creó los archivos los borra sin darse cuenta los elimina para todos. Para evitar esto, a veces sirve duplicar la carpeta para mantener la propiedad, y ser muy cuidadosos con los permisos de edición que se otorgan.

Sea como sea que organicemos nuestros archivos, lo importante es que podamos mantener el orden digital, para ganar tiempo y paz mental.